POLITICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS  PERSONALES DE LOS TITULARES

POLITICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS  PERSONALES DE LOS TITULARES

La empresa Alianza W.J.E. S.A.S., profiere la presente Directiva, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Alianza W.J.E. S.A.S. adopta la presente política para el tratamiento de los datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades propias del objeto social de la empresa.

Alianza W.J.E. S.A.S. manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la autonomía, en el tratamiento de los datos personales y como consecuencia de todas las actividades y acciones que realice la empresa tratará los datos bajo los principios de legalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad y de responsabilidad demostrada. 

Todas las personas que en desarrollo del objeto social de ALIANZA W.J.E. S.A.S., sean permanentes o transitorios  y que llegaren a suministrar a la empresa cualquier tipo de información personal de que trata la citada normatividad, son responsables de mantener su información actualizada y de suministrar datos veraces. 

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: 

La Empresa ALIANZA W.J.E. S.A.S., es una sociedad comercial, por acciones,  constituida el 29 de junio de 2007 y registrada ante la Cámara de Comercio el 9 de julio de 2007, en el libro 9, bajo el número 8231, con última reforma que consta en el acta Nº 12 del 8 de febrero de 2016, registrada en cámara el 12 de febrero de 2016, en el libro 9, bajo el número 2651, en la cual se reformó la razón social por ALIANZA W.J.E. S.A.S. 

Con domicilio principal en la Calle 11C Número 31-57 Barrio Poblado, Sector Las Lomas de la ciudad de Medellín, Departamento de Antioquia República de ColombiaCorreo electrónico: gerencia@alianzawj.com - Sitio Web: www.alianzawje.com / Teléfono: +57(4)448-2950.

AMBITO DE APLICACIÓN:

La política de tratamiento de datos personales de Alianza W.J.E. S.A.S. debe aplicarse por todas las áreas y empleados de Alianza W.J.E. S.A.S., contratistas, proveedores, clientes entre otros.

 

DEFINICIONES:

 

Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones

 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán, aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

 

TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES:

La empresa Alianza W.J.E. S.A.S. es responsable del tratamiento de los datos personales de sus usuarios y clientes de conformidad con lo establecido en la ley 1581 y el decreto 1377 de 2013, así como las normas vigentes y aplicables a dicha materia, cumpliendo las obligaciones y deberes que ello determina  Alianza W.J.E. S.A.S. podrá encargar del tratamiento a terceros quienes deben seguir y acatar las políticas e instrucciones dadas por la empresa verificando que actúen bajo los parámetros de ley, con las responsabilidades que su calidad les impone, y con base en las instrucciones y políticas definidas por la empresa, las cuales deben ser acogidas para el tratamiento que se haga de los datos de las bases de datos de Alianza W.J.E. S.A.S.

De conformidad a lo estipulado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales: 

  1. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Alianza W.J.E. S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a Alianza W.J.E. S.A.S. para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización
  3. Ser informado por Alianza W.J.E. S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante a Alianza. 
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. 
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.

Conforme lo establece la ley: 

“El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, el responsable solo podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando esta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.”

No será procedente la revocatoria de la autorización y la supresión de la información, cuando exista un deber legal o contractual que le imponga al Responsable del tratamiento la obligación de conservarlos.

 

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES:

Adicional a lo anterior, Alianza W.J.E. S.A.S. sus contratistas y proveedores, cuando traten datos personales de carácter sensible se circunscribirán estrictamente a lo determinado por los artículos 5 y 6 de la ley 1581 así como lo contenido en los decretos reglamentarios vigentes y aplicables para la materia.

La recolección y tratamiento de datos sensibles, se realizará atendiendo a las condiciones de necesidad y proporcionalidad del dato y, en su recolección, se el titular tendrá la facultad de decidir suministralo. 

 

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES:

Alianza W.J.E. S.A.S., sus contratistas y proveedores, cuando traten datos personales referidos en el presente numeral se circunscribirán estrictamente a lo determinado por la Ley 1581 así como lo contenido en los decretos reglamentarios vigentes y aplicables para la materia.

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO:

Los datos personales de los usuarios, clientes trabajadores, contratistas y proveedores de Alianza W.J.E. S.A.S., deben ser usados únicamente para los fines y propósitos comerciales de Alianza W.J.E. S.A.S., así mismo, el tratamiento de los datos personales se debe circunscribir a la finalidad y alcance contenida en autorización entregada por los usuarios, clientes, trabajadores, contratistas y proveedores de Alianza W.J.E. S.A.S., en el marco de la Ley 1581 y sus decretos reglamentarios vigentes y aplicables.

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES:

La autorización para el tratamiento de los datos personales se circunscribirá a los principios establecidos en la Ley 1581, como lo son los principios de legalidad en materia de tratamiento de datos, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad,  confidencialidad y responsabilidad demostrada.

Teniendo en cuenta los principios y la ley 1581, la autorización es una facultad que solo le compete a los titulares, debe ser previa, expresa e inequívoca, y en ella se debe indicar de forma clara la finalidad de dicha autorización.

 

SEGURIDAD CUSTODIA Y CONFIDENCIALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES 

Alianza W.J.E. S.A.S. aplicará las mejores prácticas para el manejo y protección de datos personales, pondrá su mayor esfuerzo en la seguridad, custodia y confidencialidad de los datos personales de los titulares, verificando las excepciones legales para la entrega de los mismos a la autoridades y los casos pertinentes, todo lo anterior, con el más alto nivel de confidencialidad y seguridad.

 

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

Los principios que orientan al tratamiento de los datos personales conforme el artículo 4 de la ley 1581 de 2012, se relaciona así:

  1. Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen; 
  2. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
  3. Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento; 
  4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.  Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
  5. Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del Responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que la conciernan;
  6. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por persona autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;

 

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;

  1. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la presente ley;
  2. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  3. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

 

AREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS:

El área responsable en Alianza W.J.E. S.A.S. para la atención de peticiones, consultas y reclamos referente al ejercicio de los derechos de los usuarios y clientes de Alianza W.J.E. S.A.S. es la Gerencia de la empresa.

 

PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES:

Para el efectivo y adecuado ejercicio de los derechos de los titulares, los procedimientos establecidos en el artículo 18 del decreto 1377 de 2013, se atenderán por medio de los siguientes canales habilitados por Alianza W.J.E. S.A.S.: 

Oficina principal: Calle 11c Número 31-57 Barrio Poblado, sector Las Lomas, Medellín, Antioquia, Colombia.

Correo electrónico gerencia@alianzawj.com 

Delegado de Tratamiento de Datos: Gerente General

 

Toda solicitud que haga el tiular deberá constar en documento escrito, además, deberá allegar los documentos que acrediten su calidad, así mismo, cuando se trate de reclamos adjuntar la documentación para tal efecto, a través de carta dirigida a cualquiera de los canales de atención descritos en el parráfo precedente. Con el fin de garantizar la eficacia, claridad y oportunidad en la respuesta la solicitud que el titular haga por medio escrito deberá contener además de las anteriores, lo siguiente: 

- Su nombre e identificación y dirección.
- Narración de los hechos que origina la solicitud
- Consulta, petición o reclamo 

Las consultas, peticiones y reclamos que realice el titular o sus causahabientes, con relación al ejercicio de sus derechos, se tramitarán mediante los siguientes procedimientos: 

Consultas:

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos:

El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en las normas que regulan la protección de los datos personales, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.  Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.  

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda e informará de la situación al interesado.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.

La presente directiva entrará a regir a partir de la publicación en la página web y en la Intra-red de Alianza W.J.E. S.A.S. y deroga toda aquella disposición que le sea contraria, 

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Medellín a los 21 días del mes de junio de 2017.

 

 

 

TAMARA ROMERO RESTREPO 

Representante Legal de Alianza W.J.E. S.A.S.